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印章合同數(shù)字化,讓風(fēng)控管理更智慧!

群杰已服務(wù)3500+政企單位,100+中國500強企業(yè)!

中南集團

發(fā)布時間:2021-02-23 10:05 信息來源: 閱讀次數(shù):

一、關(guān)于中南集團

1.1企業(yè)簡介

中南集團?中南建設(shè),成立于1988年2月,現(xiàn)有員工70000余人,其中博士近100人,碩士500余人,MBA15人,EMBA100余人,本科8000余人,總資產(chǎn)逾2000億元,2017年總營收達1536億元,是南通市首個綜合總營收超千億的企業(yè)。中南集團下設(shè)中南置地、中南建筑、中南土木、中南資本、中南金融、中南建投、中南工業(yè)七大產(chǎn)業(yè)板塊及中南高科、中南教育、中南園林三大事業(yè)部,擁有424家公司,其中獨立法人企業(yè)360家,子分公司64家,業(yè)務(wù)涵蓋房地產(chǎn)開發(fā)、工程總承包、海綿城市建設(shè)、地下管廊建造、市政工程、軌道交通、安裝、裝飾、鋼結(jié)構(gòu)、能源、工程裝備業(yè)、礦產(chǎn)、金融投資、商業(yè)運營等領(lǐng)域,業(yè)務(wù)遍及全國22個省、80多個地縣級城市及海外市場。

中南集團位列中國企業(yè)500強第236位、中國民營企業(yè)500強第53位,中國房地產(chǎn)企業(yè)19強,中國建筑企業(yè)500強第8名,榮獲魯班獎25項、特別魯班獎1項、詹天佑獎15項,以及鋼結(jié)構(gòu)金獎、中國建筑裝飾獎等國家級大獎計50余項,獲得揚子杯、長城杯、白玉蘭杯、泰山杯等省級優(yōu)質(zhì)工程獎100余項。

1.2組織結(jié)構(gòu)



1.3集團風(fēng)險合規(guī)管理的思路


一是從風(fēng)險合規(guī)的職責(zé)范圍來看,要做到全員合規(guī),執(zhí)行“分層管理、分類管理、集中管理”。

二是從風(fēng)險合規(guī)的管控過程看,風(fēng)險合規(guī)管理要做到“前端防范、中端控制、后端審計”。

1.4集團風(fēng)險合規(guī)管理的執(zhí)行措施



前端防范主要包含內(nèi)控風(fēng)險制度建立、風(fēng)險數(shù)據(jù)庫完善、信息化系統(tǒng)控制的改革升級。

中端控制包含風(fēng)險的執(zhí)行、監(jiān)控、和評價,風(fēng)險的評價多維度的評價,有哪些點要進行自評,哪些上級審核評價、哪些涉及客戶評價,合規(guī)部參與抽查評價,通過評價來反映合規(guī)執(zhí)行上和合規(guī)體系上的問題,反過來在完善前端防范工作。

后端審計主要是事后審計來發(fā)現(xiàn)合規(guī)問題,包含工程審計、財務(wù)審計、內(nèi)控審計等,審計發(fā)現(xiàn)的合規(guī)問題也是發(fā)現(xiàn)合規(guī)管理漏洞,反過來完善前端和中端控制。

1.5集團印章管理辦法



印章管控制度-管控流程圖

刻制流程:按照集團總部、產(chǎn)業(yè)集團、分子公司、項目部分別設(shè)立印章刻制流程。

保管制度:印章必須由公司確定專職負責(zé)妥善保管,不得轉(zhuǎn)借他人。各單位印章保管人員需報產(chǎn)業(yè)集團行政辦公室備案。

適用范圍:根據(jù)印章類別分別設(shè)定使用范圍,主要包含公章、法定代表人印章、合同專用章、財務(wù)專用章、項目部印章。項目部印章和部門印章屬非經(jīng)濟合同印章,不能在擔保、經(jīng)濟類合同或協(xié)議、結(jié)算類原始件等文件上用印。

流程固化:印章使用實行事前審批制度,通過審批流程發(fā)起公文申請、用印和用印登記;

印章作廢:按照集團總部、產(chǎn)業(yè)集團、分子公司、項目部分別設(shè)立印章報廢流程。行政辦公室對報廢公章切角留存并向外界發(fā)布。

責(zé)任歸屬:對偽造、盜用公司印章,未按批準程序擅自使用印章,公章遺失未及時公示等情況,視情節(jié)輕重,對責(zé)任者分別進行批評教育、行政處分、經(jīng)濟處罰直至解除勞動關(guān)系。


、 集團印章管理的需求分析

2.1印章管理的重要性

長期以來,我們的印章管理始終停留在人為管理和制度管理的水平上,而人為管理和制度管理不可控性,流程不透明,常常會導(dǎo)致違規(guī)用章現(xiàn)象的出現(xiàn),可能會給企業(yè)帶來巨大的損失。加之建筑企業(yè)涉及項目多、跨度大,存在大量分包合同、材料合同、商務(wù)函件等的用章,用章管控難度大,存在較大風(fēng)險。

2.2集團印章使用現(xiàn)狀

印章種類多:公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人印章、人事專用章、項目部章等。

用章機構(gòu)分散:分支機構(gòu)多,在全國有數(shù)十家分公司,數(shù)百個項目部。

用章頻率高:公司每天各類印章蓋章次數(shù)要達到數(shù)百次以上。

印章外帶頻率高:經(jīng)常去異地辦公、工商稅務(wù)現(xiàn)場辦公。

2.3傳統(tǒng)印章管理存在的問題

法律風(fēng)險大:因印章管理員等人員管理不善導(dǎo)致違規(guī)用印造成的經(jīng)濟損失較多,法律案件頻發(fā)。

工作效率低:異地用印層層審批,人員送印章、文件效率低下。

管理成本高:印章管控難度大,總部專人出差檢查用章合規(guī)性,造成管理成本上升,管理成本高達上百萬。

人情章:印章由個人保管,如立場不堅定,容易出現(xiàn)人情章現(xiàn)象。

違規(guī)用章:用章審批流程簽字手續(xù)不完整,用章申請缺少部門負責(zé)人簽字或法務(wù)簽字。

用章記錄無可查:用章資料丟失、用章過程無法追查。


三、印章物聯(lián)網(wǎng)整體解決方案

3.1印章物聯(lián)網(wǎng)整體架構(gòu)

平臺架構(gòu):軟件管理平臺+印章管理終端設(shè)備

平臺部署:印章管理平臺部署在總部服務(wù)器上,裝有公司印章的印章管理終端設(shè)備放置在各分公司。

設(shè)計方案:未經(jīng)過授權(quán)允許的情況下,印章管理終端設(shè)備無法啟用;經(jīng)管理平臺審核授權(quán)后,印章管理終端設(shè)備由印章管理員指紋解鎖,對文件進行蓋章,蓋章過程拍照記錄,并在管理平臺上進行備案。

印章物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品涉及軟件和硬件兩個方面,集團經(jīng)過多次調(diào)研考察,最終選擇江蘇群杰物聯(lián)科技有限公司的印章物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品。

3.2終端設(shè)備以輕便易攜帶為主

印章管理終端設(shè)備兩種型號,一種是固定型設(shè)備,設(shè)備較大,印章放置在其中,不可移動外帶,攝像頭安裝在設(shè)備正上方,使用時無需架起。另一種是移動型設(shè)備,設(shè)備輕巧便攜,印章被鎖定在金屬筒體中,外帶方便,攝像頭在設(shè)備側(cè)面,使用時須架起。

考慮到我們江蘇中南建筑產(chǎn)業(yè)集團有限責(zé)任公司作為一家建筑企業(yè),經(jīng)常會出現(xiàn)外帶用印的情況,所以選擇使用移動型印章管理終端設(shè)備。


3.3軟件系統(tǒng)采取集成方案

雖然群杰公司有完善的印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺,但是考慮到我們江蘇中南建筑產(chǎn)業(yè)集團有限責(zé)任公司現(xiàn)有的辦公平臺已經(jīng)比較成熟,所有雙方就在公司現(xiàn)有的辦公平臺基礎(chǔ)上共同進行研發(fā),建立專門的印章管理信息化平臺,將印章管理終端設(shè)備與我司的辦公平臺相關(guān)聯(lián)。


四、信息化實施過程及應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)容

4.1印章管理系統(tǒng)平臺開發(fā)

印章管理信息化平臺,包含了用章申請、文件上傳、用章審批、短信提示審批、指紋授權(quán)蓋章、用章過程拍照、臺帳報表生成等功能。



(中南印章管理信息化平臺——用章申請界面)


以用章審核為例,根據(jù)不同文件類型劃分不同的用章審核流程,一般審核流程如下:

業(yè)務(wù)部門申請用章(附用章文件電子版,如該電子版在其他系統(tǒng)模塊有的,直接鏈接到用章申請和審核界面,不再用附電子版)→部門領(lǐng)導(dǎo)審核(審核電子版本是否符合要求,及紙質(zhì)版與電子版一致性)→法務(wù)審核(主要參與合同、補充協(xié)議、法務(wù)文書、索賠發(fā)函、承諾函等用章審核,主要審核電子版是否按原評審意見調(diào)整,及從法律風(fēng)險防范角度進行審核)→單位負責(zé)人審批(對是否用章進行審批)→行政部門審核并用章(對審核流程是否合規(guī)進行復(fù)核、對電子版與紙質(zhì)版一致性進行復(fù)核)

4.2試運行階段

為全面測試和檢驗用章系統(tǒng)和設(shè)備的各項功能,我們選擇了部分公司和項目開展試運行工作。

試運行時間:2016年10月24日至2016年11月20日。

試運行單位:中南建筑產(chǎn)業(yè)集團總公司、南通分公司、海門東洲學(xué)校項目部、海門錦尚名苑項目部。

試運行要求:試運行期間,參與試運行的各單位用章均須通過系統(tǒng)進行申請,通過日常實際操作,發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題,提出優(yōu)化建議,并及時與系統(tǒng)研發(fā)組溝通反饋。各單位行政部負責(zé)人為本次試運行的第一責(zé)任人,負責(zé)各單位用章系統(tǒng)試運行的推進和協(xié)調(diào)工作。

試運行內(nèi)容:用章系統(tǒng)主要分為申請、審核、用章、歸檔四個步驟。

系統(tǒng)問題和建議反饋:系統(tǒng)研發(fā)組及時解決試運行單位反饋的問題,并總結(jié)系統(tǒng)運行中的管理和維護問題,確保用章系統(tǒng)能夠正常運行。

4.3全面推廣階段

全面推廣使用時間:2016年11月25日

使用范圍:總公司和全國23個分公司。

使用內(nèi)容:用章申請、審核、用印、歸檔。

使用現(xiàn)狀:全面推廣至今,全集團已累計審批用章申請4700余條,累計駁回用章申請200余條,累計用章83000余次。


五、 實施碰到的問題及對策

5.1用印次數(shù)不確定

問題原因:公司的投標文件和竣工資料等文件無法確定準確的用印次數(shù)。

潛在風(fēng)險:用印次數(shù)不確定可能會導(dǎo)致蓋章過程中需要不斷的申請補簽數(shù),降低業(yè)務(wù)辦理效率;蓋章次數(shù)的不去的會導(dǎo)致有心之人在蓋章過程中夾帶文件,偷蓋公章的現(xiàn)象,可能會引發(fā)不可控的法律風(fēng)險。

分析思考:對于投標文件和竣工資料頁書多無法確定準確次數(shù)的問題,通過設(shè)定盡可能大的次數(shù),在蓋章完成后統(tǒng)計蓋印次數(shù)同時取消剩余次數(shù)的使用即可解決。關(guān)鍵在于如何規(guī)避使用過程中的偷蓋漏蓋問題。經(jīng)過多次交流探討后,決定設(shè)置專人在文件蓋章后及時進行查閱處理,即通過高清攝像頭對蓋章后的文件進行實時采集形成電子資料。

解決方案:系統(tǒng)采取給予充足的次數(shù),用印結(jié)束后點擊“用印結(jié)束”,剩余用印次數(shù)自動消失。加入高清攝像頭對蓋章文件進行圖像采集,事后專人查看蓋章內(nèi)容。


5.2用印文件與印章類型不匹配

問題對策:公司相關(guān)人員蓋章的文件和印章類型存在不一致性,如申請分包合同蓋章,印章類型卻選擇公章。

潛在風(fēng)險:因為印章類型的選擇錯誤導(dǎo)致流程無效,延長了流程審批的時間。

分析思考:主要問題在于業(yè)務(wù)人員對各類印章的使用場景不清晰,大部分人員在發(fā)起用印申請的時候會多方咨詢具體選擇哪個印章,但是存在一部分人員直接選擇某一印章提交申請,導(dǎo)致流程無效。

解決方案:目前公司已對所有需要蓋章的文件類型進行梳理,一一匹配文件與對應(yīng)印章的關(guān)聯(lián)關(guān)系。之后在系統(tǒng)中添加了文件類型與印章綁定的功能,通過預(yù)設(shè)的文件與印章,用印人只需要選擇需要蓋章的文件,系統(tǒng)自動匹配印章類型。


六、 印章物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)成效

1、規(guī)范用章審批:根據(jù)不同的文件類型,固化不同的用章審批流程,杜絕了以往用章審批漏簽字、補簽字、代簽字等違規(guī)用章行為。

2、提高工作效率:用章申請通過辦公平臺線上審核,短信通知審核人,用手機端可隨時隨地查看審核,能滿足所有分公司和項目的用章需求,大大提高了工作效率。

3、安全可靠:印章通過印控儀保管,未經(jīng)授權(quán)無法使用蓋章,蓋章過程被拍照留檔,印控儀一旦遠離攝像頭,儀器會自動向總部報警。

4、用章全過程可追溯:一旦發(fā)生法律糾紛,可隨時查看用章申請記錄、用章過程記錄。

5、方便檢查管控:總部隨時可通過信息化辦公平了解和抽查所有印章的使用動態(tài),減少出差檢查,節(jié)省辦公經(jīng)費。

6、管理效益提升:用章管理系統(tǒng)使用前,總部安排專人出差去各分公司進行用章情況專項檢查,2016年累計發(fā)現(xiàn)用章不合規(guī)問題3300余起。用章管理系統(tǒng)使用后,總部可以直接通過PC端辦公平臺對各分公司的用章情況進行檢查,檢查效率大大增加,且抽查用章流程不合規(guī)現(xiàn)象較上年度有所減少,企業(yè)法律風(fēng)險也相應(yīng)減少。


七、 信息化建設(shè)經(jīng)驗總結(jié)

在這高速發(fā)展的時代,企業(yè)要想生存發(fā)展,必須謀求創(chuàng)新,通過創(chuàng)新改革,降低企業(yè)運營成本,提高效率,提高競爭力,同時又要降低企業(yè)的法律風(fēng)險。江蘇中南建筑產(chǎn)業(yè)集團有限責(zé)任公司通過印章管理信息化系統(tǒng),固化用章審批流程,提高用章審核效率,通過印章管理終端設(shè)備,安全保管企業(yè)印章,全程記錄用章過程,降低違規(guī)用章風(fēng)險。以印章管理制度為基礎(chǔ),以印章管理信息化系統(tǒng)為主體,結(jié)合印章管理終端設(shè)備,形成了企業(yè)印章管理法律風(fēng)險防控體系。



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