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印章合同數(shù)字化,讓風(fēng)控管理更智慧!

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河北建工

發(fā)布時間:2021-02-23 09:38 信息來源: 閱讀次數(shù):

一、 關(guān)于河北建工

1.1河北建工簡介

河北建工集團前身為河北省建筑工程局,成立于1952年。1983年改為河北省建筑工程總公司,1987年增設(shè)河北省建筑業(yè)管理局職能,負責(zé)全省建筑行業(yè)管理,與河北省建筑工程總公司合署辦公。1997年經(jīng)省政府批準,以省建筑工程總公司為核心企業(yè),以省第二、第四建筑工程公司和省安裝工程公司、省建筑設(shè)計研究院為緊密層企業(yè)組建了河北建工集團。童年,河北省建筑工程總公司改制為河北建工集團有限公司,并被批準為省級國有資產(chǎn)授權(quán)經(jīng)營機構(gòu)。

河北建工集團目前擁有河北省第二建筑工程有限公司、河北省第四建筑工程有限公司、河北省安裝工程有限公司、河北建工集團裝飾工程有限公司、河北建工集團國際工程有限公司、河北建工物流有限公司、河北建工房地產(chǎn)有限公司、河北建工集團園林工程有限公司、河北建工科技開發(fā)有限公司、河北建工建筑裝配股份有限公司等13家。

經(jīng)過六十多年的發(fā)展,河北建工集團已發(fā)展成為具有建筑工程及設(shè)計、市政公用工程及設(shè)計、房地產(chǎn)開發(fā)、設(shè)備安裝、裝飾裝修、項目投資、物流、對外工程承包、對外經(jīng)濟技術(shù)合作、進出口買一等綜合實力的國有大型建筑業(yè)企業(yè)集團。集團母子公司現(xiàn)有建筑工程施工總承包特級、市政公用工程施工總承包特級、冶金工程總承包壹級、石油化工工程施工總承包壹級、環(huán)保工程專業(yè)承包壹級、建筑機電安裝工程專業(yè)承包壹級、電子與智能化工程專業(yè)承包壹級等60余項總承包、專業(yè)承包資質(zhì),年生產(chǎn)能力超過500億元。企業(yè)總資產(chǎn)超過百億元,注冊資本8.15億元。

河北建工集團實施“兩大主業(yè)、五大板塊”發(fā)展戰(zhàn)略(即做優(yōu)建筑施工傳統(tǒng)主業(yè),做強房地產(chǎn)第二主業(yè),做實建材物流、海外事業(yè)、設(shè)計咨詢、科技引領(lǐng)、項目投資五大支撐板塊),實現(xiàn)了跨越式發(fā)展,連續(xù)入選中國企業(yè)500強和中國建筑業(yè)承包商80強,榮獲中國施工行業(yè)80強、中國建筑行業(yè)標桿、全國五一勞動獎狀、全國建筑業(yè)先進企業(yè)、全國建筑業(yè)AAA級信用企業(yè)、全國競爭力百強企業(yè)、創(chuàng)魯班獎工程特別榮譽企業(yè)、全國優(yōu)秀質(zhì)量管理先進單位、全國工程建設(shè)質(zhì)量管理優(yōu)秀企業(yè)、省百強企業(yè)、省文明單位、省誠信示范企業(yè)等國家級及省部級榮譽稱號。

1.2河北建工組織架構(gòu)

二、 河北建工印章管理

2.1印章管理模式

在傳統(tǒng)人工管理印章的背景下,企業(yè)通常設(shè)置專職的印章管理人員來進行印章保管、取用、監(jiān)管,并通過規(guī)范制度體系進行約束。而對于較大型、分子公司眾多的企業(yè),傳統(tǒng)印章管理模式主要有以下兩種:

(1)總部集中管理:出于對風(fēng)險的把控,很多企業(yè)會將印章集中在總部管理,下屬公司、分子公司用印時,需提出申請,經(jīng)過批復(fù)后至總部用印,或由總部快遞公章至分子公司用印,用印完成后再將印章快遞回總部。在風(fēng)險把控上確實有所提升,但在業(yè)務(wù)開展及成本控制上無疑是不利的。


(2)印章下放管理:企業(yè)為了方便一線業(yè)務(wù)需要,會將印章下放到各分子公司自主管理,這樣做提升了用印的便捷性,但卻無形中增加了用印的風(fēng)險性,總部對分子公司用印情況會置入無監(jiān)管、無反饋、追溯難的境地,一旦發(fā)生問題,風(fēng)險極大!



河北建工有直營、區(qū)域、全資、控股、參股分子公司39個,項目更是遍布各地,目前集團以直營項目為主,聯(lián)營項目為輔,為方便業(yè)務(wù)開展,保障用章效率,采用松散型印章管理模式,即總部印章集中管,項目部印章由各項目公司獨立管理。

由此可見河北建工原來的印章管理模式就是典型的傳統(tǒng)管理模式,隨著集團信息化建設(shè)的完善,已形成了標準化的用印審批流程,實現(xiàn)線上審批,線下用印。

對于集團總部來說,做到了用印前審批,但卻沒有用印后的數(shù)據(jù)反饋,一旦發(fā)生問題,追溯難度很大。

對于下放的項目部印章,雖然方便了業(yè)務(wù)開展,滿足了用印需求,但集團總部對項目部印章使用處于失控狀態(tài),只有審批沒有留底留痕,風(fēng)險依然存在。

2.2管理措施

(1)專人管理

總部:集團印管員對印章負責(zé)

項目部:項目經(jīng)理或項目印管員對印章負責(zé)

(2)流程約束

總部:線上申請-審批-申請人至印管員處用印

項目部:

項目經(jīng)理保管印章:申請人至項目經(jīng)理處直接用印

項目印管員保管印章:A、紙質(zhì)登記后用印

B、線上申請-審批-申請人至印管員處用印

(3)制度保障

河北建工有著完善的印章管理制度,在項目部印章管理方面,建立了印章使用登記制度,妥善使用和保管承包工程項目部的資料專用章,其保證只用于工程的資料,不用于包括但不限于經(jīng)濟合同、用工、租賃等用途,否則自行承擔因此產(chǎn)生的糾紛和法律責(zé)任。

三、 印章物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用概況



用印合規(guī),必須將所有風(fēng)險考慮在前,才能將濫用、亂用、私蓋、人情章、關(guān)系章、私刻拒之門外?;趯τ≌嘛L(fēng)險的認識和風(fēng)險意識的提升,河北建工對印章管理提出了新的要求。

3.1軟件+硬件,雙重安全保障

由傳統(tǒng)走向人工智能,河北建工的印章信息化管理再上新臺階,在實現(xiàn)線上審批流程、用印數(shù)據(jù)采集、實時監(jiān)控、留痕留底后,線下也能確保用章安全。



首先將實物印章密封在印章物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備終端(用印寶)中,從源頭上實現(xiàn)人印隔離,用印需授權(quán),無授權(quán)不用印。



將印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺與河北建工的辦公平臺集成開發(fā),同步組織架構(gòu),從印章的刻制、啟動、申領(lǐng)、審批、使用、回收到銷毀,做到了全生命周期管理。且在使用過程中,系統(tǒng)會自動采集所有用印數(shù)據(jù)并存檔分析,真正做到留痕留底。面對可能存在的夾帶空白頁、違規(guī)操作等系統(tǒng)可以預(yù)警提醒,全方位的保障用印安全。

3.2印章外帶、下放管理不失控

過去,河北建工對于在外的印章處于監(jiān)管失控狀態(tài),實際申請印章的用印人、用印文件這些信息都不清楚,而印章物聯(lián)網(wǎng)將這一切不清楚的變成了透明可溯。



印章外帶,印章下放,集團總部對在外的印章可以完全掌控。通過移動端審批,遠程授權(quán),遠程監(jiān)控,系統(tǒng)自動采集用印信息,自動定位,自動歸檔分析,在外的印章安全,不再擔心。

3.3豐富功能,數(shù)據(jù)支持



? 豐富了記錄報表:用印量、用印類型、用印文件、用印地點等等記錄報表,提供豐富的數(shù)據(jù)支持

? 自動生成臺賬,用印文件、用印人等信息實時存檔,留痕留底,事后追溯有據(jù)

? 增加了預(yù)警管理功能,風(fēng)險用印預(yù)警、空白頁、黑頁預(yù)警,有效管控風(fēng)險。

3.4創(chuàng)新與改變

基于河北建工集團的印章管理實際情況,印章物聯(lián)網(wǎng)從三個方面改變了河北建工的傳統(tǒng)印章管理模式。一方面通過將建工集團的傳統(tǒng)實物印章密封在印章物聯(lián)網(wǎng)智能設(shè)備終端中,實現(xiàn)人印隔離,告別傳統(tǒng)人工管章人章接觸可能發(fā)生的風(fēng)險問題。另一方面將建工集團使用的清科銳化辦公系統(tǒng)與印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺集成軟件接口,使人員組織架構(gòu)同步到印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺,獨立使用印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺實現(xiàn)標準化用印審批流程,無授權(quán)不用印,杜絕人情章、私蓋、偷蓋問題。再者所有用印過程可以實現(xiàn)遠程實時查看或監(jiān)控,用印文件、用印人、用印地點、用印場景等留底留痕,更有數(shù)據(jù)加持集團管理分析,為河北建工健康可持續(xù)發(fā)展保駕護航!

3.5印章物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用實況


印章類型、蓋章文件類型統(tǒng)計

各分子公司印章使用量統(tǒng)計

印章分布動態(tài)統(tǒng)計

3.6印章物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用價值

1、安全可靠:實物印章密封在印章物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備終端(用印寶)內(nèi),未經(jīng)授權(quán)無法使用蓋章,授權(quán)時對用印人員拍照留底,蓋章過程也會被拍照留檔。

2、用章全過程可追溯:一旦發(fā)生法律糾紛,可隨時查看用章申請記錄、用印人、用章過程記錄歸檔生成的PDF文件。

3、提高工作效率:用印申請通過辦公平臺線上審核,獲取驗證碼,即可蓋章,能滿足所有分公司和項目的用章需求,避免了之前需要等領(lǐng)導(dǎo)簽字的尷尬,大大提高了工作效率。

四、印章物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用經(jīng)驗總結(jié)

通過印章物聯(lián)網(wǎng)平臺的首要管理目標就是:集團總部在不影響項目現(xiàn)在正常業(yè)務(wù)的前提下,還能準確有效的監(jiān)管到在建項目章的申請內(nèi)容,實際用印后的文件;印章的分布、動態(tài);用印記錄通過印類型:分包類、材料合同類、結(jié)算單、施工過程資料、竣工資料進行分析、匯總、統(tǒng)計。

總部可以準確統(tǒng)計到所有在建項目部的臺賬、分布、動態(tài);集團可以全過程追溯到用印的申請文件、授權(quán)人員、用印記錄文檔;

通過印章物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)上線一年間,未發(fā)生印章管控導(dǎo)致的法律糾紛;企業(yè)修改了原有印章管理制度,新的印章制度+印章物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品,提高了河北建工的分公司印章管理水平,降低了風(fēng)險與管理成本。


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