發(fā)布時間:2023-11-30 09:25 信息來源: 閱讀次數(shù): 次
行業(yè)背景概述
建筑施工企業(yè)是指從事建筑工程、公路工程、鐵路工程、航空工程等施工活動的企業(yè)。
建筑施工企業(yè)多以工程項目管理為核心,由于施工項目數(shù)量眾多、地區(qū)分散、工期較長等特點,圍繞項目全生命周期的各類業(yè)務進行動態(tài)管控。降低項目風險成為企業(yè)關(guān)注的重點。企業(yè)由于業(yè)務需求會面臨向各分支機構(gòu)授權(quán)制定和使用印章,并且所涉及到的場景非常多,通過數(shù)字化管理手段提升用印效率、降低企業(yè)管理風險和合規(guī)化已成為企業(yè)關(guān)注重點。
建筑行業(yè)印章管理痛點
01.分子公司印章難監(jiān)管
集團型企業(yè)為了市場發(fā)展需要,分子公司、項目部都有印章,特別項目部印章分散在全國各地;一線現(xiàn)場印章使用情況總部難以及時知曉,風險控制處于滯后狀態(tài)。
02.高頻用印風險大
建筑工程企業(yè)業(yè)務多、應用場景不同,大量的投標,工程項目資料需要用印,傳統(tǒng)印章管理方式效率低且存在安全漏洞,一旦出現(xiàn)問題,將對企業(yè)造成重大經(jīng)濟損失。
03.印章多,易出現(xiàn)監(jiān)管漏洞
集團體系組織機構(gòu)多,涉及印章種類也比較多,集團總部/分子公司/項目部:公章、合同章、法人章、項目部章…,管理上難以面面俱到,事事親為,存在偷蓋、漏蓋、人情章等風險,對集團企業(yè)的公信力造成負面影響。
04.聯(lián)營項目管理風險大
建筑行業(yè)存在掛靠,聯(lián)營項目等現(xiàn)象,涉及的公司、人員、組織較為復雜,印章使用過程中存在較大風險;甚至不使用公司印章或偽造完整證據(jù)鏈。
建筑企業(yè)架構(gòu)及印章類型
建筑企業(yè)組織架構(gòu)一般根據(jù)集團-子公司-分公司-項目部4個維度進行劃分:
行政公章、合同專用章、法人章、項目部章與經(jīng)濟合同類掛鉤,大部分施工企業(yè)印章管理不當所產(chǎn)生的風險均出自于這四類印章。
智能印章管理解決方案
2021年12月3日,國務院國資委召開中央企業(yè)“合規(guī)管理強化年”工作部署會,強調(diào)中央企業(yè)必須把強化合規(guī)放到貫徹習近平法治思想的高度來認識,放到落實全面依法治國戰(zhàn)略的全局來部署,放到保障企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的層面來推動,力爭通過一年時間推動企業(yè)合規(guī)管理工作再上新臺階。全面落實“合規(guī)管理強化年”的工作部署,需要認真研判法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準則、國際標準有關(guān)合規(guī)管理的新變化,推動企業(yè)加快突破難點、補齊短板,建立健全企業(yè)合規(guī)管理體系,真正發(fā)揮規(guī)范管理、防控風險、支撐保障的重要作用。
中建六局從建筑企業(yè)特點出發(fā),貫徹國資企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型及合規(guī)管理創(chuàng)新模式,力求打造符合行業(yè)特性的印章管理模式,目標及管控要求如下:
1、 業(yè)務全流程化:通過智能印章規(guī)范用印授權(quán),控制用印行為、記錄蓋章過程;通過掃描儀實現(xiàn)用印文件的補傳歸檔控制。
2、 印章的全生命周期管理:對各級組織印章實現(xiàn)全生命周期監(jiān)管,對項目印章以項目施工進度為導向進行全生命周期管理。
3、 組織全集團化管控:對印章按工程局、二級單位、三級機構(gòu)、項目部維度分級授權(quán)管理,規(guī)范印章使用范圍,防止越權(quán)用印等違規(guī)行為。
2021年中建六局和群杰科技聯(lián)手打造集團印章全生命周期管理系統(tǒng)建設(shè),截止目前已上線150套智能印章設(shè)備,涉及集團總部、華南建設(shè)公司、水電建設(shè)集團、建設(shè)發(fā)展、安裝工程、中建地產(chǎn)等分子公司的公章和項目部章,2023年初集團總部針對印章管理發(fā)文要求所有分子公司項目章必須通過智能印章來管控,群杰持續(xù)協(xié)助中建六局打造全局全域的智能化服務體系。
中國水利水電第十二工程局有限公司(簡稱:中水十二局)前身為電力工業(yè)部新安江水力發(fā)電工程局,成立于1956年3月,因建設(shè)我國第一座自己設(shè)計、自制設(shè)備、自行施工的大型水力發(fā)電站——浙江新安江水電站而誕生?,F(xiàn)為世界500強企業(yè)中國電力建設(shè)集團有限公司成員企業(yè),國家高新技術(shù)企業(yè),總部位于浙江杭州。
中國水電十二局持有水利水電工程施工總承包特級、建筑工程施工總承包一級、市政公用工程施工總承包一級、港口與航道工程施工總承包一級,公路工程、電力工程、礦山工程7項總承包資質(zhì);橋梁工程、隧道工程、鋼結(jié)構(gòu)工程、建筑機電安裝工程4項專業(yè)承包一級資質(zhì),工程測量、試驗與計量甲級資質(zhì)等。
近幾年,隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷壯大,印章管理日益呈現(xiàn)出數(shù)量大、種類多、使用頻、戰(zhàn)線長、范圍廣、變化多等特點,管理難度與風險也隨之加大。一直以來,公司領(lǐng)導都十分重視印章管理工作,公司現(xiàn)行印章管理狀況總體規(guī)范有序,但是信息化、智能化水平不高,特別是個別業(yè)務系統(tǒng)、單位(項目)印章管理不夠規(guī)范,存在一些管理漏洞和風險,需要通過一系列改革措施嚴格規(guī)范印章管理,有效管控印章風險。
印章管理現(xiàn)狀:
印章管理體系改革:
1、取消三級部門印章:于2019年6月28日前正式取消公司機關(guān)部門印章、所屬各單位部門印章、各項目部部門印章,包括但不限于三級部門印章,可保留可不保留的印章一律予以取消。
2、封存無效印章:公司辦公室將所屬各單位、機關(guān)各部門領(lǐng)用新印章時交回的舊印章進行清點、整理、收存,并統(tǒng)一封存。
3、更換現(xiàn)有印章:完成公司行政公章、所屬各單位行政公章、各在建工程項目部行政公章的更新,新印章均采用光敏印章或牛角印章,并包含防偽編碼、防偽紋路等防偽標識,印章總數(shù)由改革前的787枚削減至357枚,削減比例達55%。
4、建立應用印章系統(tǒng):于2019年底前完成軟硬件的采購、上線、推廣等工作,印章管控系統(tǒng)上線運行后,納入系統(tǒng)管理的印章使用均應履行線上用印審批程序,未經(jīng)線上審批的用印事項視為違規(guī)用印。
群杰配合中水十二局對30多個分子公司,100多個項目部印章進行集團化印章統(tǒng)一管理體系進行打造,目前上線設(shè)備150多套,大大降低一線項目管理中存在的問題,通過數(shù)字化管理手段,提升總部監(jiān)管能力和規(guī)范集團內(nèi)部的用印流程。
應用價值
一、 業(yè)務效率的提升:
1、 基于印章全生命周期的業(yè)務流程規(guī)范化,統(tǒng)一用印審批途徑及其他印章相關(guān)業(yè)務流程,降低管理難度。
2、 在用印管理方面,可保證用印證據(jù)完整性,監(jiān)控用印場景,有效規(guī)避用印風險。
3、 通過定位印章位置移動軌跡,增強對下轄公司管控力度,實現(xiàn)所有印章的狀態(tài)、使用情況的信息匯總。
4、 建立統(tǒng)一的印章分析報表平臺,對所有印章做整體監(jiān)控,所有進入系統(tǒng)的印章狀況自動形成統(tǒng)計分析。
二、 智能監(jiān)察管控:
1、建立完整永久保存的檔案,實現(xiàn)用印過程追溯,方便查詢歷史及追責。
2、納入管控系統(tǒng)管理的印章,履行線上用印流程,可實時查詢印章狀態(tài)。
3、通過使用過程發(fā)現(xiàn)的問題,可以及時改正補足,促進系統(tǒng)完善與升級。
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