發(fā)布時間:2023-10-31 09:32 信息來源: 閱讀次數(shù): 次
行業(yè)背景概述
隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的迅猛發(fā)展,已經(jīng)成為引領(lǐng)全球經(jīng)濟增長的重要力量。在這個信息時代,互聯(lián)網(wǎng)科技不僅給人們的日常生活帶來了革新,也影響著各行各業(yè)的發(fā)展。
互聯(lián)網(wǎng)科技企業(yè)在日常的運行中,為了方便業(yè)務(wù)開展,通常會在全國各地設(shè)置分支機構(gòu),由于業(yè)務(wù)需求會面臨向各分支機構(gòu)授權(quán)制定和使用印章,并且會涉及到大量單據(jù)、憑證、合同、證明等文件用印,傳統(tǒng)人工管理方式不僅管理成本巨大,同時由于長期遠(yuǎn)離總部,容易被當(dāng)?shù)赝惹闆r,造成徇私包庇等。一旦出現(xiàn)風(fēng)險不僅對企業(yè)帶來巨額損失和法律風(fēng)險,更會對企業(yè)形象造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。通過數(shù)字化手段提升用印效率、降低管理風(fēng)險已成為科技型行業(yè)企業(yè)關(guān)注重點。
印章管理痛點
l 印章數(shù)量多、管控難
互聯(lián)網(wǎng)科技企業(yè)通常為了市場發(fā)展的需要,會在全國各地建設(shè)各類分支機構(gòu)。因此隨著公司規(guī)模的發(fā)展壯大,印章管理往往呈現(xiàn)數(shù)量多、分布廣等特點,集團(tuán)印章數(shù)量眾多,區(qū)域集中性較強,部分網(wǎng)點需要管理數(shù)百枚以上印章;另外,印章分布在全國各地服務(wù)網(wǎng)點,集團(tuán)總部缺少統(tǒng)一的監(jiān)管平臺,日常用印業(yè)務(wù)開展過程中,找章和盤點工作量非常大,僅靠定期盤點難以實時掌握每一印章的使用與管理、也難以準(zhǔn)確掌握異地公司印章真實使用情況。
l 高頻用印風(fēng)險大
互聯(lián)網(wǎng)科技企業(yè)各網(wǎng)點文件每日用印少則數(shù)千次,多則數(shù)萬次,大量文件、合同材料頻繁用印,而其中涉及到的用印場景也相對比較復(fù)雜,傳統(tǒng)印章管理方式依賴人工監(jiān)管,存在偷蓋、漏蓋、人情章等濫用印章的風(fēng)險,集團(tuán)總部對分支機構(gòu)印章無有效手段監(jiān)管,一旦出現(xiàn)問題,將對企業(yè)造成難以估計的損失和傷害。
l 印章外帶風(fēng)險高
互聯(lián)網(wǎng)科技企業(yè)經(jīng)常會涉及外帶用印的情況,如投標(biāo)、政府、銀行、稅務(wù)、項目等相關(guān)需外帶印章,而外帶期間也只能依賴人工拍照審核,這樣就可能出現(xiàn)送審文件與實際蓋章文件不一致的風(fēng)險。
l 留痕留檔
傳統(tǒng)人工蓋章,全程通過物理裸章進(jìn)行蓋章,對于蓋章的文件、內(nèi)容等都無法進(jìn)行記錄,最多也只能通過視頻監(jiān)控記錄,但是無法準(zhǔn)確記錄印章蓋到何處,一旦出現(xiàn)風(fēng)險無法提供快速、準(zhǔn)確的追蹤反查手段。
l 印章管理成本高
中大互聯(lián)網(wǎng)科技企業(yè)為了保障用印合規(guī)可控,會在分支機構(gòu)設(shè)置印章管理崗位并配備專職或兼職印章管理人員,隨著分支機構(gòu)的增設(shè)人工成本持續(xù)增加,管理能效難以提升。
解決方案
阿里巴巴集團(tuán)
阿里巴巴集團(tuán)控股有限公司成立于1999年浙江省杭州市,經(jīng)營多項業(yè)務(wù)包括:淘寶網(wǎng)、天貓、聚劃算、全球速賣通、阿里巴巴國際交易市場、1688、阿里媽媽、阿里云、螞蟻金服、菜鳥網(wǎng)絡(luò)等。作為科技型企業(yè),阿里巴巴早在2009年開始就追求數(shù)字化管理之路,經(jīng)過10多年的實踐,目前阿里巴巴已打造出全球行業(yè)領(lǐng)先的數(shù)字化管理平臺,實現(xiàn)了網(wǎng)購、物流、金融、跨境電商、外賣等全方位、全流程等數(shù)字化管控。
秉持?jǐn)?shù)字化賦能發(fā)展的先進(jìn)理念,阿里巴巴集團(tuán)印章管理數(shù)字化亦走在行業(yè)前列。由于集團(tuán)大部分印章都采用分散管理的模式,大量印章下放到各自分支機構(gòu)或服務(wù)網(wǎng)點,集團(tuán)總部缺少統(tǒng)一的監(jiān)管平臺,無法對用章情況實行有效的監(jiān)控;另外,傳統(tǒng)的用印人工復(fù)核、蓋章、歸檔等工作效率低,員工長時間排隊等候,用印服務(wù)質(zhì)量和用印效率難以有效提升。
因此2022年,阿里巴巴集團(tuán)與群杰科技合作,引進(jìn)群杰智能印章用印寶及智能印章柜,著手打造高效、安全的現(xiàn)代化印章共享服務(wù)中心,為阿里巴巴集團(tuán)印章安全管理提供先驅(qū)力量。
群杰智能印章軟硬協(xié)同的創(chuàng)新管理方式與阿里巴巴集團(tuán)數(shù)字化賦能發(fā)展理念不謀而合。自印章共享服務(wù)中心正式落成,阿里巴巴集團(tuán)的印章管理全面實現(xiàn)了安全、高效、數(shù)字化升級,用印服務(wù)效率提升200%以上。群杰智能印章既滿足了阿里巴巴集團(tuán)企業(yè)信息化、數(shù)字化的業(yè)務(wù)需求,精益內(nèi)部管理,提升了辦公智能化水平,也有效提升了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)速度,服務(wù)阿里巴巴業(yè)績提升。
小米科技
小米科技成立于2010年3月3日,是專注于智能硬件、電子產(chǎn)品、芯片研發(fā)、智能手機、智能電動汽車、通信、金融、互聯(lián)網(wǎng)電視及智能家居生態(tài)鏈建設(shè)的全球化移動互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)、創(chuàng)新型科技企業(yè)。小米集團(tuán)是全球最大消費類IoT物聯(lián)網(wǎng)平臺,連接超過6.55億臺智能設(shè)備,進(jìn)入全球100多個國家和地區(qū)。小米系投資的公司超500家,覆蓋智能硬件、生活消費用品、教育、游戲、社交網(wǎng)絡(luò)、文化娛樂、醫(yī)療健康、汽車交通、金融等領(lǐng)域。2022年8月,在世界500強企業(yè)中排名第266位,是全球第三大智能手機制造商,全球最大的消費級智能物聯(lián)網(wǎng)平臺,是全球以及中國區(qū)增速最快的智能手機品牌。
快速的發(fā)展,使得小米的印章數(shù)量不斷增加,總部在管印章高達(dá)百余枚。日常辦公、外帶用印,量大且頻繁。為防范印章風(fēng)險,提升管控水平,尤其是對外帶章的監(jiān)管,小米通過應(yīng)用群杰智能印章,實現(xiàn)印章全生命周期管理。智能印章管理平臺與智能印章軟硬協(xié)同,架設(shè)全面印章風(fēng)險管控網(wǎng)絡(luò), 讓印章使用可視可控,留痕留底,可追溯。
小米總部在管印章高達(dá)百余枚,這給日常盤點、監(jiān)管帶來很大難題,且一旦管理人員不在辦公現(xiàn)場,想要及時、快速用印,十分困難。群杰綜合小米的印章管理實際情況,提供智能印章柜解決方案,將小米的智能印章、物理印章放入智能印章柜,通過軟硬協(xié)同實現(xiàn)印章的快速取用、高效盤點、智慧管控,即使管理人員不在辦公現(xiàn)場,用印人員也可通過授權(quán)驗證快速取用印章。真正解放人力,滿足企業(yè)全景用印。
金山云集團(tuán)
北京金山云網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司,是金山軟件旗下云計算企業(yè),躋身于中國公有云市場三甲。創(chuàng)立于2012年,在北京、上海、成都、廣州、香港和北美等全球各地設(shè)立數(shù)據(jù)中心及運營機構(gòu)。截止到2018年1月29日,金山云已完成D系列7.2億美元融資,估值達(dá)23.73億美元,是國內(nèi)估值最高的獨立云服務(wù)商。2019年10月21日,胡潤研究院發(fā)布《2019胡潤全球獨角獸榜》,金山云排名第138位。
隨著云服務(wù)的普及,云相關(guān)業(yè)務(wù)不斷的開拓,公司服務(wù)范圍也跟著擴大,各分支機構(gòu)的印章也越來越多,涉及到的用章場景越來越復(fù)雜,為了提高用章效率,保障業(yè)務(wù)的順利開展,金山云選擇與群杰一同打造金山云印章共享服務(wù)中心。
印章共享中心的上線使用,大大的提高了用章效率,特別是非工作時間及節(jié)假日,企業(yè)員工都能進(jìn)行自助用印,無需印管員進(jìn)行值守,大大節(jié)省了人工成本。
方案價值
群杰科技持續(xù)與互聯(lián)網(wǎng)科技企業(yè)圍繞印章管理數(shù)字化創(chuàng)新變革開展了深入合作,通過引入軟件管理系統(tǒng)和智能印章設(shè)備,已實現(xiàn)了科技企業(yè)印章管理全場景覆蓋,整體解決方案價值主要體現(xiàn)在以下方面:
(1)保障業(yè)務(wù)合規(guī)
加強印章管理,引入智能印章控制及相關(guān)平臺,通過與OA系統(tǒng)的耦合,實現(xiàn)了用章流程,從管理端到使用端的閉環(huán),做到事前審批,事中可控,事后可查,杜絕公章私用、人情章、特批等情況,同時規(guī)范單位的用章流程和行為,保護(hù)印章管理員堅守崗位職責(zé)。
(2)提升管理效能
通過文件識別比對和蓋章影像記錄等方式加強用印過程管控,蓋章流程圖片全部系統(tǒng)留檔,可以隨時調(diào)取查閱,也可事后追溯,總部管理人員可以遠(yuǎn)程實時監(jiān)管全國各地分支機構(gòu)的用印流程信息,全面、高效掌握分支機構(gòu)印章的使用情況。
(3)強化運營支撐
通過加強印章管理,優(yōu)化管理模式,不僅可以為員工提供7*24小時自助用印服務(wù),同時用印管理員不再需要人工全流程監(jiān)管用印人的蓋章行為,用印人可在印章管理員檢查文件后自行使用智能設(shè)備蓋章,不僅減少了排隊等待印章管理員蓋章的時間,同時印章管理員也可隨時隨地檢查蓋章詳情,大幅提升了用印業(yè)務(wù)辦理效率。
蘇ICP備15031288號-1 Copyright ? 2021 江蘇群杰物聯(lián)科技有限公司. All Rights Reserved. 主要產(chǎn)品:智能印章 智能合同 Designed by Wanhu.
電話咨詢
免費獲取方案
返回頂部